Come vivremmo senza riunioni?
L’esperimento
Un gruppo di ricercatori del MIT (Massachusetts Institute of Technology) ha studiato cosa succede in 76 aziende con più di 1.000 lavoratori quando si eliminano completamente le riunioni per diversi giorni alla settimana.
Cosa hanno scoperto?
Le aziende hanno aumentato la propria produttività fino al 73% e lo stress dei dipendenti è stato ridotto fino al 57%. Neanche loro riuscivano a credere al risultato.
Ma, esattamente, quante riunioni hanno eliminato?
«Per condurre lo studio», scrive El Pais, «i ricercatori hanno diviso le aziende in cinque gruppi in base al numero di giorni in cui avrebbero eliminato completamente le riunioni, da uno a cinque. Il maggior vantaggio è stato ottenuto dalle aziende che hanno soppresso le riunioni di lavoro tre giorni alla settimana. Con un numero inferiore o superiore di giorni senza riunioni, il grado di efficacia di questa misura era inferiore».
Come si fa a collaborare senza riunioni?
Nei giorni senza riunioni, c’erano Slack, Teams e altri tipi di applicazioni che permettono ai lavoratori di connettersi senza perdere concentrazione e con maggiore efficacia: essendo tutto scritto, le persone potevano rileggere i messaggi quando volevano. «Sebbene possa sembrare controintuitivo, la nostra ricerca ha scoperto che avere troppe riunioni sminuisce una collaborazione efficace e distrae i lavoratori dalle loro ore più produttive», hanno detto i ricercatori.
La ricetta della riunione perfetta?
Adesso ti aspetterai un vademecum come questo di Noran Azmy, ingegnera che sviluppa software: ce l’hai. Ma il vero approccio rivoluzionario alle pochissime riunioni che devi avere è questo di Matt Schellhas: nessun ordine del giorno, nessun verbale di riunione, nessun elemento di azione. Solo un gruppo di persone che parlano. Con un unico argomento per volta e un ottimo arbitro, capace di garantire la sicurezza psicologica dei partecipanti, correggere chi interrompe e riportare sulla strada chi prende la tangente. Leggi la sua breve guida a quelle che sulla carta sembrano pessime riunioni. Ti cambierà la vita.
Ogni riunione inizia con una grande domanda
Imparare a formularla è la chiave che permette ai partecipanti di attivare il meccanismo più utile: l’immaginazione. Evelina Vrabie spiega qui come formulare la domanda di partenza, prima di snocciolare la sua struttura ideale, con 5P e 3H (sì, è una ingegnera anche lei).
Ma qualche azienda lo ha davvero fatto? Ha eliminato riunioni?
Asana, una start-up che fornisce strumenti di gestione del lavoro alle aziende, ha un divieto di riunioni a livello aziendale il mercoledì. Mentre TheSoul Publishing, una società di media digitali, le ha eliminate del tutto dal 2019. Anche le e-mail interne sono vietate, il che significa che i suoi sceneggiatori, animatori ed editori possono concentrarsi quasi esclusivamente sul lavoro creativo. Pro e contro di questi modelli in questo articolo della BBC, che svela la grande e ovvia verità dietro questo tema: «Senza affrontare problemi preesistenti, un divieto assoluto di riunione sposta semplicemente il problema altrove».
Questo articolo è tratto dal numero 15 del 12 marzo 2022 della newsletter “Voices”, una newsletter settimanale di Diagonal curata da Annalisa Monfreda. Ogni settimana racconta storie, voci, dati e approfondimenti per ispirarti lungo il percorso verso un’azienda inclusiva. Siamo infatti convinte che la diversità sia la più grande opportunità di innovazione che abbiamo, l’occasione di riscrivere le regole del lavoro, di ridisegnarne i riti, gli spazi, la cultura. Se desideri iscriverti clicca qui. Ti aspettiamo!